À la Suite de l’avènement de la récente crise sanitaire, de nombreuses entreprises se sont heurtées à de nouvelles contraintes. Il s’agit entre autres, de l’incapacité pour le personnel de prendre part physiquement à des symposiums, des assemblées générales ou à de simples conciliabules.

Les nouvelles technologies proposent aujourd’hui plusieurs outils performants, capables de pallier cette difficulté, dont la visioconférence. En effet, lorsque les performances professionnelles et le besoin de mobilité deviennent des standards, l’usage d’outils collaboratifs devient une évidence.

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Découvrez dans cet article comment réussir une assemblée générale dématérialisée grâce à la visioconférence.

Comment organiser une assemblée générale en ligne ?

Les assemblées générales sont des événements inhérents à toute organisation. Elles sont difficiles à reporter et demandent parfois un minimum de voix représentatives pour leur éligibilité. Beaucoup d’entreprises ont généralement des difficultés lorsqu’il s’agit d’organiser des assemblées générales dématérialisées.

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Le manque d’expertise technique et le manque de matériels adéquats sont le plus souvent les principaux obstacles. En effet, pour organiser une assemblée générale en visioconférence, les objectifs de la rencontre doivent être clairement élucidés et les principaux intervenants, désignés.

 La réunion doit donc être apprêtée en amont comme si elle devrait être physique. Tous les membres éligibles à l’assemblée générale dématérialisée doivent être informés d’avance. La solution innovante de visioconférence que nous proposons s’adapte à n’importe quel type d’organisation (coopérative, entreprises, associations, syndicats).

 À titre d’exemple, de nombreux procédés d’automatisation de convocation ont été mis en point au profit de plus d’une trentaine de groupements forestiers. Cette technique innovante d’assemblée générale en ligne permet également d’effectuer des votes sécurisés à distance.

La génération de document en ligne et les signatures électroniques sont les atouts du procédé de visioconférence que nous proposons.

Assemblées générales et conseils d’administration dématérialisés

La dématérialisation d’une assemblée générale ou d’un conseil d’administration se déroule de manière simple, grâce à notre outil innovant de visioconférence. Les convocations sont envoyées en quelques clics avec des options de relance ciblées et automatiques.

 Chaque participant a la possibilité de notifier clairement s’il prendra part à l’assemblée générale en ligne. Dans le cas contraire, une signature électronique de ce dernier suffit pour donner son accord aux résolutions qui seront prises à l’issue de l’assemblée générale.

Les décisions prises à l’issue de l’assemblée générale sont centralisées sous forme d’un tableau de capitalisation. 

Organiser son assemblée générale pendant la crise sanitaire

Même pendant la crise sanitaire, les entreprises doivent tenir leur traditionnelle assemblée générale conformément à leurs statuts. Malheureusement, les nombreuses restrictions relatives à la pandémie (COVID-19) entravent la mise en œuvre de ses assemblées générales.

 Cependant, pour pallier cette contrainte, la visioconférence semble être l’alternative la mieux appropriée. Que vous soyez une entreprise, une coopérative ou une association, l’assemblée générale dématérialisée demeure la solution idéale pour limiter le déplacement de vos collaborateurs tout en maintenant une bonne productivité de votre entreprise.